POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS AFILIADOS DE ASOJUDICIALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la ASOJUDICIALES informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.

 

1. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: ASOCIACIÓN SINDICAL DE JUEZAS Y JUECES DE COLOMBIA (en adelante ASOJUDICIALES), es un sindicato de gremio, cuyo objeto es la defensa de los intereses y derechos de las JUEZAS Y JUECES DE COLOMBIA (JJC), así como de la independencia judicial.

DIRECION: www.asojudiciales.org

CORREO ELECTRÓNICO: secretaria@asojudiciales.org

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE:

 

1. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, 1377 de 2013.

 

III. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Es la comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: Es  la persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

DATO PERSONAL: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos  públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad jurisdiccional, sindical y defensa de los derechos humanos, constitucionales y fundamentales. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que ASOJUDICIALES requiere para ofrecer servicios adicionales a su objeto y finalidad, como consultas, votaciones, actividades académicas, cursos, investigaciones, etc.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: Es el derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos entro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

1. PRINCIPIOS

Para todos los efectos de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios, ASOJUDICIALES  aplicará los siguientes principios:

1. a) principio de la legalidad.
2. b) principio de finalidad.
3. c) principio de libertad.
4. d) principio de veracidad o calidad.
5. e) principio de transparencia.
6. f) principio de acceso y circulación restringida.
7. g) principio de seguridad.
8. h) principio de confidencialidad.

 

1. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASOJUDICIALES en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASOJUDICIALES salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
3. c) Ser informado por la ASOJUDICIALES, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

1. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y de las autoridades públicas promover, garantizar y proteger los datos personales de las niñas, niños y adolescentes, como derechos de especial protección de rango constitucional, como se encuentra dispuesto en el artículo 44 de la Constitución Política. ASOJUDICIALES cumplirá, garantizará y protegerá estos derechos fundamentales.

 

VII. DEBERES DE LA ASOJUDICIALES

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de ASOJUDICIALES los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

1. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
15. o) La ASOJUDICIALES hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

VIII. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

ASOJUDICIALES aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado, según el procedimiento y reglas establecidas reglamentariamente.

 

1. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

En el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.  Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley,

 

1. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

ASOJUDICIALES en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.asojudiciales.org  y del correo electrónico habeasdata@asojudiciales.org.

 

1. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial.
2. b) Datos de naturaleza pública.
3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. E) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

XII. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Las personas autorizadas por la ley para reclamar en caso de ser afectadas en su derecho fundamental del habeas data, son:

1. a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ASOJUDICIALES
2. b) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. c) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
5. e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, además de sus padres, la Procuraduría General de la Nación, La Defensoría del Pueblo, defensores de familia, etc.

 

XIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales indispensables de JCC, apoderados, ciudadanas y ciudadanos estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de asociado, asociado activo o registrado de ASOJUDICIALES, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión constitucional, legal y social en defensa de los intereses, derechos de JJC y de la independencia judicial como derecho fundamental.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

1. a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. ASOJUDICIALES velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

 

XIV. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2. b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

1. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

ASOJUDICIALES ha designado a la Secretaría General, como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política, la cual manejará, organizará y administrará los Datos Personales de los Titulares.

Esta dependencia estará atenta a resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico habeasdata@asojudiciales.org

 

XVI. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

Los Titulares o sus causahabientes podrán hacer consultas, reclamaciones y petición de actualización, rectificación y supresión de datos. Para tal efecto se aplicará el procedimiento general del Título III de la Ley 1437 de 2011, en lo pertinente y se utilizará habeasdata@asojudiciales.org.

En cuanto a la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato, los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la ASOJUDICIALES pondrá a disposición del Titular el correo electrónico habeasdata@asojudiciales.org.

Si vencido el término legal respectivo, ASOJUDICIALES, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

XVII. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

ASOJUDICIALES en cumplimiento de la misión social, constitucional y legal, en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter sindical, de derechos humanos, jurisdiccional con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, ASOJUDICIALES tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ASOJUDICIALES y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ASOJUDICIALES, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir información personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con ASOJUDICIALES.